Arkiv för ‘Projektmetodik’

Dags att ge användarna en bättre upplevelse av bibliotekens digitala kanaler!

02 januari 2013

Under 2012 har arbete pågått med en förstudie som heter ”Bättre användarupplevelse i bibliotekens digitala kanaler”. Nu är rapporten från förstudien klar (och finns att läsa här). Syftet har, som rubriken säger, varit att ta reda på vad som krävs av bibliotekens digitala tjänster för att bli bättre och mer angelägna för alla användare.

Projektet har varit ett samarbete mellan Stockholms stadsbibliotek, avdelningen för Libris på Kungliga biblioteket och Barnens Bibliotek (Kulturrådet). Vi har utgått från användarnas behov och förväntningar, som vi tagit reda på genom ett stort antal djupintervjuer och kompletterat med enkäter. I rapporten har vi gett förslag på nationell och regional samverkan kring hur man ska kunna kvalitetssäkra och utveckla innehållet i bibliotekens digitala tjänster. Det rapporten visar är att innehållet behöver förbättras om det ska vara möjligt att skapa nya, attraktiva digitala tjänster både för barn och för vuxna.

När rapporten skickades på en remissrunda under hösten visade det sig att i stort sett alla tyckte att det här var angelägna frågor som måste lösas, gärna på nationell nivå för att nå bäst effekt. ”Nationell nivå” betyder inte att det sitter en anonym samling människor och centralstyr, utan att biblioteksvärlden hanterar vissa centrala frågor som en stark part istället för många små. Resultatet blir delningsbara tjänster som håller en hög och kostnadseffektiv nivå. Och den höga nivån behövs: att lyckas levereras bra innehåll i de digitala kanalerna är en överlevnadsfråga för biblioteken.

Det är också helt avgörande att inte utgå från ett organisationsperspektiv när man skapar digitala bibliotekstjänster utan att hela tiden behålla användarperspektivet. Såvitt vi vet är den här rapportens behovskartläggning den största som gjorts för åtminstone folkbibliotekens målgrupper. Remissinstanserna har varit mycket positiva till kartläggningen. Bland annat skriver länsbibliotekarien Peter Alsbjer i sin blogg att processen måste ”börja med att fråga dem som ska använda tjänsten. Att vi själva sitter och gissar är inte rätt väg”.

En av de viktigaste slutsatserna i förstudien är att det saknas en gemensam organisation för det digitala folkbiblioteket som kan hantera de problem som beskrivs i rapporten, och som kan samverka med andra nationella tjänster som exempelvis den nationella katalogen Libris. Förstudien föreslog tjänsten Öppna bibliotek som ett embryo till en sådan nationell organisation, i kombination med Barnens bibliotek för att kunna arbeta mot de viktiga målgrupperna barn och deras förmedlare. Eftersom KB, Kungliga biblioteket, tagit över tjänsten Öppna bibliotek ungefär samtidigt som man fick sitt utökade uppdrag även för folkbiblioteken, föreföll tjänsten som en bra första grundsten i ett digitalt biblioteksbygge. Men när förstudien var i det närmaste klar meddelade KB, och avdelningen för Libris att man lägger ner Öppna bibliotek. Det är därför just nu en öppen fråga hur en gemensam organisation för det digitala folkbiblioteket ska kunna byggas. Förhoppningsvis kan goda idéer födas av rapportens beskrivning av användarnas behov och av kvalitetskraven som måste ställas på innehållet i digitala tjänster.

Läs slutrapporten (pdf)

Delrapporeter och bilagor (pdf:er):

Delrapport 1 ”Användarnas behov i det digitala biblioteket”.

Delrapport 2 ”Avgörande informationsmängder för digitala bibliotekstjänster”.

Bilaga 1: Remissunderlaget

Bilaga 2: Remissvaren

Bilaga 3: SWOT-analys för det digitala biblioteket

Bilaga 4: Deltagarlista seminarium 22/10 2012

Nya webben, utvecklingsprocessen

17 november 2011

I ett tidigare inlägg har vi skrivit om utvecklingsprocessen på Stockholms stadsbiblioteks virtuella enhet för mobilwebben. Det börjar dra ihop sig även för desktopwebben, då dagens biblioteket.se ska bytas ut mot beta.biblioteket.

Beta-versionen av desktopwebben släpptes till personalen i juni, och till allmänheten i augusti/september. Sedan dess har vi tagit in ett hundratal kommentarer, önskemål och buggrapporter. Vi har genomfört tre omgångar av användningstester, se separat blogginlägg.  Hela virtuella enheten, i synnerhet utvecklingsteamet och redaktionen har också listat utvecklingspotential, buggar och önskemål.

Redan under arbetet med mobilwebben hade vi en så kallad product backlog (vanligen kallad backlog) som i scrum och agil utveckling helt enkelt är en lista med funktioner som önskas och utveckling som ska göras. Dessutom har vi ett felrapporteringssystem kallat trac. Varje rapport, varje utvecklingsönskemål inifrån organisationen och från allmänheten hamnar i dessa listor.  Fel eller önskemål åtgärdas inte i ordning de kommer in, utan i en prioritetsordning. Listorna innehåller flera hundra punkter och tillägg kommer hela tiden. Backloggen ägs av beställargruppen och dess ledare och är styrande för hela utvecklingsprocessen.

Beställargruppen utgörs av hela virtuella enheten. Var och en har en egen specialkompetens och ett eget nätverk med kontakter inom och utom organisation där de fångar upp önskemål och strömningar. Gruppen träffas strax före varje sprint och bestämmer vilka funktioner som ska prioriteras och vad man vill ha ut av kommande sprint.

Sprinten är vanligtvis tre veckor (ibland två) och inleds med en sprintplanering. Då träffas utvecklingsteamet (scrumteamet) och beställargruppens ledare för att planera sprintens arbete. Den detaljerade sprintplaneringen syftar till att bryta ner arbetet inom sprintens tre veckor i hanterbara delar dag för dag för utvecklingsteamet. Genom att separera planeringen från utförandet, kan utvecklarna fokusera på att utföra i stället för att växla mellan planering och utförande vilket är mindre effektivt.  Förutom att detta är scrummetodik, är det också klassisk GTD-metodik från David Allen. Det man går igenom under sprintplaneringen är:

  • Vilka resurser har vi under denna sprint? Egna och konsulttimmar, hur används de bäst?
  • Backloggen gås igenom i detalj, punkt för punkt. Vad har ändrats, vilka punkter kan anses vara avklarade? Vilka kan föras nedåt i prioriteringen? Så kallade stoppers identifieras, dvs utan dem fungerar det inte alls. Vilka punkter i backloggen är kritiska, vilka är stora punkter och vilka är små?
  • Trac gås också igenom i detalj, punkt för punkt. Varje ärende (kallad ticket) finns med här. En del kan stängas, avklarade. Även här görs prioriteringar och kvarvarande tickets som är blockers (samma som stoppers) eller kritiska förs över till backloggen.

Därefter sker själva utvecklingen och åtgärderna under sprinten, av utvecklingsteamet.

Vid sprintens slut görs en sprintdemo för hela enheten då all utveckling, alla fixar som gjorts under sprinten visas upp. Sedan börjar nästa sprint…

Användningstester

11 november 2011

Biblioteket.se kommer fram emot årsskiftet att bytas ut mot det som idag är beta.biblioteket.stockholm.se. För att verkligen involvera användarna och  se hur det fungerar i praktiken har vi på virtuella enheten i flera omgångar genomfört användningstester. Först gjorde vår konsultbyrå InUse tester i maj, i samband med att vi internt utbildade oss inom området. Därefter gjordes det tester i samband med beta-lanseringen till personal i juni.  I slutet av oktober har vi själva genomfört tester inför de sista utvecklinggsprintarna.

Att testa användningen av webbplatsen på riktiga användare är nödvändigt för att få reda på hur det fungerar vid normal användning. Målet är att användarna och deras upplevelse ska driva utvecklingen. Det är givetvis inte användarna som testas utan användning av webbplatsen, vilket vi också påpekar för testpersonerna.

Rekrytering av testpersoner, testpiloter som vi kallade dem, skedde i huvudsak via vanliga webbplatsen, biblioteket.se, genom en notis där man ombads anmäla sig om man var intresserad. Tidigare försök att rekrytera via affischer i biblioteken har varit helt resultatlösa, men genom notisen på webben har vi fått fler intresserade än vi behöver och har kunnat välja ut så att våra olika målgrupper har varit representerade. Några specialkompetenser har rekryterats genom handikapporganisationer.

Vi rekryterade totalt 7 personer till detta test. Av dessa hade en person  syn-funktionshinder, en var dyslektiker och övriga kom från våra andra  vanliga användargrupper: yngre, äldre, män, kvinnor, studerande etc.

Vi har genomfört testen i våra egna lokaler dagtid. Ett rum med en vanlig standarddator (PC) och lite plats för deltagarna är det enda som behövs. Har man personer med funktionshinder och de vanligen har något hjälpmedel underlättar det om de får använda sin egen dator med sina program. Våra hade till exempel egna datorer med skärmläsaren Jaws installerad. Eftersom den kostar cirka 1000$ har vi på biblioteket tyvärr inte den.

1 timme har vi beräknat för testerna, utom för de med funktionshinder där deras hjälpmedel har gjort att det tagit längre tid: uppåt två timmar.

Testet inleds lite socialt, med att man hämtar upp testpersonen vid överenskommen plats (man kommer inte in i våra lokaler själv utan problem) och installerar dem framför datorn med en kopp kaffe eller motsvarande. Handledaren är den som förklarar hur allt går till och driver testet framåt, och avbryter också övningar vid behov. Observatör och vittne presenteras, men sitter tysta. Efter testets slut får de möjlighet att kommentera eller ställa frågor.

Ett manus med scenarier och uppgifter har tagits fram i förväg och handledaren lotsar testpersonen vidare i detta. Frågorna kan vara av typen:

  • Du vill läsa en e-bok exempelvis Kinesen med Henning Mankell. Hitta rätt format för datorn
  • Du har hört att barn kan få hjälp med läxorna på biblioteket. Hitta ett bibliotek i närheten (av där du bor) som kan hjälpa till med detta och vilken tid denna service finns

Handledaren leder testet, men hjälper som sagt inte till att lösa frågorna. Om någon skulle köra fast totalt, kan man i vissa fall ställa ledande frågor (speciellt om man vill utforska en speciell funktion). Annars kan man också bryta om testpersonen kört fast och gå vidare till nästa fråga. När tiden är ute, efter en timme, avslutas testet även om alla frågor inte hunnits med. Testpersonen får ställa frågor och kan få en del svar. Vittne och observatör får här möjlighet att också komma med förtydligande frågor.

Direkt efter testet samlas handledare, observatör och vittne och går igenom vad som hände under testet Vilka var huvudpunkterna, var körde de speciellt fast etc. Observatören skriver snarast ut anteckningarna och alla i gruppen ser till att allt kommit med.

Efter alla tester gjorts samlas alla erfarenheter ihop i ett meningsfullt dokument. Vi har gjort helt vanliga google docs-anteckningar kring varje test som delats ut till alla i testgruppen och sedan har en sammanfattning gjorts i textformat. Dessutom har det sammantagna resultatet också presenterats i keynote-presentation (motsvarande powerpoint) bestående av skärmdumpar med pratbubblor, se bild överst på denna sida. Detta gör det enklare för personer som inte alls är insatta i själva testandet att förstå vilka användningsproblemen är.

Effektkartläggning för digitala biblioteket

19 maj 2011

Stockholms stadsbibliotek  arbetar med  effektkartläggning. På virtuella enheten handlar det om digitala biblioteket, hittills främst om våra webbar: mobilwebben och desktopwebben men framöver också bland annat om sociala medier. Metoden är spännande och har tillfört oss nya insikter om hur man väljer vad man ska göra och vissa prioriteringar blir lättare att göra när de är direkt kopplade till syfte och effekt.

Vi samarbetar med InUse och effektkartläggningsarbetet inleddes 2009, då främst ur ett tillgänglighetsperspektiv och nu på bred front. Ett 20-tal intervjuer genomfördes och  fram till dags dato har ett 60-tal intervjuer genomförts. En webbenkät gjordes och mönster kring läsande, webbesök och biblioteksanvändning började visa sig. Utifrån detta material utkristalliserades först  fem målgrupper, dessa har senare förfinats: spetsigare formulerade och fler. Ett antal personor har skapats, mer om dessa kommer i andra blogginlägg.

Under 2010 arbetade vi både med  webbyrån Creuna för  framtagning av koncept och med InUse för effektkartläggning av målgrupper och drivkrafter. Från lite lösare samarbetsmodeller har vi nu  formaliserat en del : effektkartläggarna deltar också i beställargruppsmöte med webbyrån, demo av färdiga funktioner och ibland också i referensgruppsammanhang. Framöver ser vi också ett samarbete inom beställarstöd och  digital strategi.

Metoden effektkartläggning bygger på några byggstenar: syfte, mätpunkter, målgrupper, användningsmål och åtgärder. Tanken är att man börjar med syftet: en huvudsats utan bisatser och dessutom ett antal mätpunkter. Värt att notera är att bara för att man har en mätpunkt, det finns ett sätt att mäta, betyder det  inte att man faktiskt mäter alla mätpunkter – det blir ofta för kostsamt. Syfte och mätpunkter utgör tillsammans effektmålet. Målgrupperna är sedan de som faktiskt skapar den önskade effekten, alltså inte de man diffust tror är en ”target group”. Målgrupperna definieras utifrån beteendemönster,  inte som vi är vana vid av socioekonomiska, geografiska och liknande termer . En av de svåraste sakerna i en effektkartläggning är sedan att prioritera sina målgrupper. Vilken kommer faktiskt först? Detta gör man utifrån hur mycket gruppen bidrar till uppfyllande av effekten, inte nödvändigtvis bara baserat på hur många de är i förhållande till andra grupper. De olika målgrupperna har olika drivkrafter, så kallade användningsmål. Utformas som VILL, som kommer inifrån och SKA, önskad förändring från verksamheten. Först nu börjar man prata om åtgärder! Vilka åtgärder kan man göra utifrån användningsmålen? Formuleras hellre som goda egenskaper än funktioner.

Att komma fram till  syftet med en produkt/insats/projekt är inte så lätt som man tror. Det är lätt att komma på många olika syften, men att välja ett och hitta den bästa formuleringen för det tar tid och många iterationer. Och när man sedan ska komma överens och få det godkänt på alla håll blir det inte lättare. Hösten /vintern 2010/2011 enades Stockholms stadsbiblioteks ledningsgrupp om ett syfte  och inriktning, men vi är faktiskt inte helt klara med själva formuleringen för bibliotekets webbplatser. Arbetet med att förbättra och utöka effektkartan pågår för fullt.

Kommande användningstester kommer att ta avstamp i effektkartan. Olika målgrupper kommer att få ”komma till tals” genom användning så vi kan se hur webben motsvarar deras användningsmål. Då ser man den tydliga röd linjen mellan syfte-målgrupp-användningsmål-funktion.

Även Stadsbibliotekets Asplundhus har  gjort en effektkartläggning av sina fysiska besökare, också tillsammans med InUse.

Mobilwebben: hur kom vi fram till vad vi ville göra?

06 maj 2011

Mobilwebben lanserades 3 april 2011 och vi har skrivit om den här på bloggen. Men hur gick det till när vi arbetade fram den?

Arbetet inleddes i juni 2010  med en heldagsworkshop för virtuella enheten på Stockholms stadsbibliotek och webbyrån Creuna. Gemensamma värdeord kring bibliotekets digitala närvaro identifierades. En brainstorming  kring vilka funktioner man kunde tänka sig genomfördes. Både konkreta funktioner som nu är realiserade och mer visionära idéer som egen e-boksläsare fanns med. En övning kallad “ettan” gick ut på att i grupp formulera en löpsedel för vad DN skulle skriva om vår mobilwebb. “Böckernas Spotify” “Mobilwebben når nya målgrupper” var några förslag. I en annan övning fick alla gå ut från lokalen och fundera på nya idéer i ett mobilt sammanhang. Vad kommer man på för nytt när man byter  till den miljö där verktyget – i detta fall mobilen – normalt används.

Under sommaren som följde jobbade Creuna med omvärldsbevakning kring mobilwebb: vad görs på annat håll samt framåtblickande konceptutveckling. InUse, specialister på att designa bra användarupplevelser för verkliga männisor, jobbade parallellt med målgruppsanalyser, användningsmål och effektkartläggning. Detta inkluderades i konceptet.

Våra egna erfarenheter från vår nuvarande webb och de problem som finns där summerades. Creunas arbete presenterades och på VE enades man om att bibliotekets totala digitala närvaro måste vara tydlig och ta ett avstamp i enkelhet och  bastjänster genom att:

  • inspirera till läsning och lärande
  • förenkla tillgången till och utlåningen av medier
  • lyfta fram verksamheten på de fysiska biblioteken (och underlätta besöket)

Den mobila kanalen bör utnyttjas till det den är bäst på: snabbt, enkelt och personligt, fokus på det viktigaste-det man har  behov av när man är i rörelse, mobilens speciella fördelar (t. ex geopositionering).

Diskussioner kring om det skulle vara en app eller en mobilwebb  ledde till ett beslut att satsa på en mobil webb i stället för app av flera skäl: lättare att nå ut till fler, lägre utvecklingskostnad, och bättre funktionalitet.

De fem vanligaste behoven hos användarna identifierades och planerades för mobilen (de fyra första är nu verklighet, den femte står på kö i utvecklingen):

  • Välja och hitta bok
  • Reservera bok
  • Låna om
  • Se öppettider
  • Se evenemang

Processkartläggning gjordes för dessa fem behov, till exempel: hur gör låntagarna när de väljer och hittar bok, var i kedjan blir det problem, och hur gör vi det lättare lättare för låntagarna?

Skisser togs fram (se överst) för hur det skulle kunna se ut och en bruttolista, en total önskelista med funktioner skrevs. Därefter gjordes prioriteringar: vad börjar vi med och vad fortsätter vi med?

I september 2010  flyttade några av Creunas medarbetare in i VE:s lokaler och arbetade tätt ihop med VE:s personal.  Agil projektmetodik, daily standups, projektavstämningar, konceptskisser, grafiska skisser, demo på funktioner var viktiga inslag i detta arbete. Helt ny arbetsmetodik för VE, inte för Creuna. Mycket blev gjort på kort tid, och i december var mobilwebben egentligen färdigutvecklad. Därefter tog praktiskt arbete med servrar vid, därför blev mobilwebben lanserad först i början av april 2011.

Det begripliga biblioteket

18 mars 2011

Stockholms stadsbibliotek har nyligen påbörjat utvecklingen av en ny webbplats. Vår nuvarande webbplats www.biblioteket.se lanserades med en betaversion i februari 2007 och ersatte helt den tidigare webbplatsen i februari 2008. Sedan dess har det hänt mycket inom webbutveckling och framför allt har användarnas beteenden och förväntningar förändrats dramatiskt. Man kommer inte längre undan med överlastade webbplatser som i första hand speglar en intern organisation och det duger inte heller med sökfunktioner där användarna måste undvika stoppord eller känna till avancerade kvalifikatorer för att få vettiga träffar. När internet blev allmängods växte det snabbt till ett gigantiskt arkiv med dåligt viktad information – dessa dagar är nu över. Vi vet numera att användarna inte läser vansinneslånga texter på webben, att de inte har tålamod med komplicerade regelverk och konstiga inkonsekvenser, att de vill välja själv om det ska fräsa och blinka på skärmen. Biblioteket kan presenteras på många sätt på webben, och det enklaste att göra är att slänga upp all information om allt vi gör överallt. Kruxet är att det knappast gynnar våra användare. Så frågan vi behöver ställa oss är:

Hur gör man bibliotekets verksamhet begriplig på webben?

Ur redaktionellt perspektiv blir frågan lätt gigantisk, men vi har börjat nysta. Vi har gjort användarundersökningar och effektkartläggningar, vi har inventerat innehållet på nuvarande webbplats, vi har inspirerats av omvärlden och framför allt har vi börjat prioritera och tydliggöra. Varför kommer användarna till webbplatsen? Vilka frågor vill de ha svar på? Kan vi ge dem något mer än det de hade väntat sig, något som ger en positiv upplevelse? Framöver kommer vi att göra nedslag i redaktionens vidare arbete med nya Biblioteket.se. Vi hörs!

Brainstormingmetoder

04 mars 2011

Re-bloggat från Parker51: Brainstormingmetoder

En av de sista arbetagarna innan jul hade vi en brainstorming i projektet ”Digitalt i det fysiska”. Tyvärr är projektet uppskjutet, en ekonomisk realitet, men det kan ju vara intressant att prata om metoder. Detta var ett helt nytt projekt, men många hade tänkt till var och en på sitt håll, och flera testprojekt var redan igång. Syftet med vår brainstorming var att generera så många idéer som möjligt, utan en tanke på kvalitet eller begränsningar (ekonomiska eller andra). Utifrån listan med idéer skulle vi sedan vaska fram och prioritera de bästa idéerna. Så långt kom vi aldrig innan projektet sköts upp. Brainstorminggruppen bestod huvudsakligen av folk från virtuella enheten, så väl innehåll, som teknik och system var representerade. Dessutom fanns en person från marknadsavdelningen med. Totalt 10 personer. Metoderna vi använde var:

  1. Reverse brainstorming, bra för att hitta eventuella begränsningar och framför allt för att komma fram till att det egentligen finns få begränsningar. Bra också att få negga av sig så man positiv kring resten. Vi jobbade med uppgiften” Vad ska vi/vill vi  inte visa av det digitala i det fysiska och vad ska man inte koppla ihop av det digitala och fysiska?” Gemensamma anteckningar på tavlan, avfotograferat och distribuerat till alla.
  2. Writing brainstorming. Alla fick individuellt rita en bild, en vision av hur de ser digitalt i det fysiska under i tre  minuter. Därefter gick alla runt bordet och kollade på de andras teckningar i två minuter och hämtade eventuell inspiration. Ny ritrunda, samma teckning eller en ny om man hellre ville det. 4 repetitioner. Teckningarna samlades in och fotograferades och distribuerades till alla.
  3. Walking brainstorming. På väggarna hade jag satt upp ett antal frågor, en fråga på varje papper.
  • Vilka digitala material/digitala tjänster kan man visa upp i den fysiska bibliotekslokalen?
  • Hur presenterar vi redan idag digitalt i bibliotekslokalerna, vad och hur?
  • Vilken teknik står till förfogande idag för att koppla digitalt material till fysisk miljö?
  • Vad har du sett i vår egen bransch (bok och bibliotek) där man kopplar digitalt och fysiskt?
  • Vad har du sett för bra/dåliga exempel i andra branscher på att visa/ koppla ihop digitalt och fysiskt?
  • Stora visioner för att visa digitalt material i det fysiska rummet/koppla ihop digitala tjänster med fysisk verklighet?
  • Bättre, kortare namn på vårt projekt?

Alla cirkulerade och skrev ned sina svar, enskilt eller i samtal med andra. Svaren sammanställdes och distribuerades efter brainstormingen. Allt tog cirka 1,5 timme inklusive fika.

Reflektionen efteråt var att det var ovanligt och bra att alla olika discipliner samlades så koncentrerat till en tänkarsession och bra att få samlat alla spretiga idéer som nämnts i olika sammanhang men aldrig dokumenterats. Ett givet problem var att ett par dagar innan jul är det svårt att komma ifrån och komma igång med något nytt. Men vi såg den här brainstormingen som den första av flera, där vi senare skulle utvidga cirkeln med anställda på andra enheter och experter. Det får vi ta tag i nästa budgetår helt enkelt.